Oft sind es die kleine alltäglichen Ärgernisse in einer Software, die nachhaltig für schlechte Stimmung bei den Anwendern sorgen. Dazu gehört auch, wie viele Klicks benötigt werden, um an die relevante Information zu kommen.

Mit KIT smartASSIST können Sie ihren Clarity PPM Benutzern ein zentrales, dynamisches und intelligentes Menü anbieten.

• Zentral, weil es auf jeder gewünschten Seite in Clarity PPM an der selben Stelle zur Verfügung steht.
• Dynamisch, da es sich durch Anzeigeregeln und Sicherheitseinstellungen an die jeweilige Rolle eines Benutzers anpassen kann.
• Intelligent, weil das Menü nicht nur statische Inhalte zeigen kann, sondern durch konfigurierbare Regeln z.B. erkennen kann, ob eine Projekt aus einer Idee erstellt wurde, ob Teilprojekte vorhanden sind oder in welchen Programmen/Roadmaps ein Projekt enthalten ist. Das Menü bietet in diesen Fällen automatisch Links an.

Nachfolgend finden Sie ein paar Anwendungsfälle, die mit dem Action Menü möglich werden. Vergleichen Sie, wie viele Seitenwechsel Sie dafür mit der Clarity Navigation machen müssten:

• Wechsel vom Projekt zur originären Idee und zurück
• Wechsel von einem Hauptprojekt in ein Teilprojekt und zurück
• Öffnen des Portfolios in dem sich das Projekt/die Idee befindet
• Wechsel zwischen der Hierarchie und Custom Investment Objekten (z.B. Strategien, Objectives, Key Results)
• Öffnen eins Dashboards oder einen Berichts direkt in der Detailansicht von Projekten, Demands, Ressourcen etc.
• u.v.m

Gerade im Berichtswesen ist es häuftig notwendig, externe Dashboards - z.B. von Power BI, Tableau etc. - einzubinden.

Clarity PPM stellt dafür Möglichkeiten zur Verfügung, die jedoch stark limitiert sind und sehr häufig die konkreten Anforderungen der Unternehmen nicht abdecken. Z.B. ist eine kontrollierte Übergabe verschiedener Kontextinformationen (angemeldeter Benutzer, gewählte Sprache, aktuell geöffnetes Projekt etc.) an den eingebundenen Inhalt nicht - bzw. nur eingeschränkt - möglich.

Das und noch viel mehr, lässt sich konfigurieren:

• Welche Benutzer/Benutzergruppen dürfen einen Prozess starten?
• Zu welchem Zeitpunkt oder Status einer Idee, eines Projektes etc. kann der Prozess gestartete werden?
• Welche Felder müssen befüllt sein, bevor der Prozess gestartet werden kann?
• Für welchen Typ (z.B. IT-Projekt, HR-Projekt etc.) müssen welche Felder befüllt sein?

Falls Bedingungen nicht erfüllt sind, können detaillierte Meldungen und Beschreibungen angezeigt werden, die dem Benutzer klar und verständlich aufzeigen, was zu tun ist um den Prozess starten zu können.

Denken Sie an einen Prozess zur Vorlage und Prüfung von Projektanträgen. Für die Erfassung des Antrags ist man frei und sollte nicht durch permanente Pflichtfelder behindert werden. Der Projektantrag darf jedoch nur vorgelegt werden, wenn die Informationen zu diesem Zeitpunkt erfasst sind. So einfach ist diese alltägliche Anforderung in Clarity PPM nicht umzusetzen. Mit KIT smartASSIST ist das kein Problem.

Definieren Sie für jeden Prozess Prüfregeln und Startbedingungen damit für die Schritte im Workflow alle Informationen gesichert vorhanden sind.

Das und noch viel mehr, lässt sich konfigurieren:

• Welche Benutzer/Benutzergruppen dürfen einen Prozess starten?
• Zu welchem Zeitpunkt oder Status einer Idee, eines Projektes etc. kann der Prozess gestartete werden?
• Welche Felder müssen befüllt sein, bevor der Prozess gestartet werden kann?
• Für welchen Typ (z.B. IT-Projekt, HR-Projekt etc.) müssen welche Felder befüllt sein?

Falls Bedingungen nicht erfüllt sind, können detaillierte Meldungen und Beschreibungen angezeigt werden, die dem Benutzer klar und verständlich aufzeigen, was zu tun ist um den Prozess starten zu können.

Das Berichtswesen ist eines der wichtigsten Themen in Clarity PPM. Die besten Daten helfen nichts, wenn man sie der Organisation nicht in einer einfachen Art und Weise zur Verfügung stellen kann.

Berichte müssen dort konsumiert werden können, wo sie benötigt werden. Müssen mehrere Klicks vorgenommen werden, um zwischen der Datenerfassung und einem Bericht zu wechseln, sorgt das nicht selten für Unzufriedenheit bei den Benutzern. In der Folge wird Clarity PPM nur sehr ungern verwendet und darunter leidet früher oder später die Datenqualität.

Mit KIT smartREPORTING können Sie einstellen, auf welcher Seite von Clarity PPM ein Bericht zur Verfügung gestellt wird. Mit nur einem Klick kann der Bericht dann aufgerufen werden. So geht echte Benutzerfreundlichkeit!

Das und mehr können Sie in KIT smartREPORTING einstellen:

• Bereitstellung eines Berichts in einem Aktionsmenü auf einer beliebigen Clarity PPM Seite
• Strukturierung mehrerer Berichte in Sektionen
• Einschränkung der Zugriffsrechte auf Benutzer/Benutzergruppen
• Formatierung der Menüpunkte (Schriftstil, Hintergrundfarbe etc.)
• Einstellung von Anzeigebedingungen (z.B. Abschlussbericht nur bei Projekten mit dem Status "Abgeschlossen")
• u.v.m.

Auch die beste Software-Lösung kann ihren Nutzen nur dann entfalten, wenn die Anwender verstehen was wann wie zu tun ist.

Benutzerfreundlichkeit definiert sich nicht zuletzt auch durch die Art der Hilfe/Unterstützung, die Anwender über kurze Wege in der Software erhalten. Die Hilfefunktion muss Ihre Lösung (angepasste Masken, Workflows etc.) beschreiben und neben funktionalen Beschreibungen auch die organisatorischen Festlegungen und spezifischen Arbeitsabläufe enthalten. Gerade bei diesen Themen ändert sich häufig etwas, deshalb müssen Sie in der Lage sein, die Inhalte der Hilfe selbständig und ohne Programmierkenntnisse zu bearbeiten und neue Inhalte ohne großen Aufwand zu erstellen.

Diese und viele weitere Möglichkeiten bietet Ihnen die Hilfe über KIT smartASSIST:

• Konfiguration von Hilfemenüs auf jeder gewünschten Seite in Clarity PPM
• Definition der Zugriffsrechte für Benutzer/Gruppen für jeden Punkt im Menü
• Einfache Erstellung/Bearbeitung der Hilfeinhalte mit Microsoft Word
• Erstellung von Inhalten für jede gewünschte Sprachversion
• u.v.m.