Alle Fragen und Antworten zu ServiceNow SPM auf einen Blick!
Auf dieser Seite finden Sie alle Fragen rund um ServiceNow SPM, die Sie sich bei der Einführung einer PPM-Lösung stellen.
Allgemeine Informationen
In welchen Unternehmensbereichen kann ServiceNow SPM für Projektmanagement gut eingesetzt werden?
Projektmanagementsysteme wie ServiceNow SPM können in folgenden Bereichen eingesetzt werden: IT, Produktentwicklung, Organisation und strategische Planung. Darüber hinaus in allen Unternehmensbereichen, die Projekte durchführen.
In welchen Branchen kann die Projektmanagementsoftware ServiceNow SPM gut eingesetzt werden?
ServiceNow SPM kann in folgenden Branchen eingesetzt werden: Automobil, Banken, Bio/Chemische Industrie, Energieversorger, Fertigung, Handel, IT, Logistik, Softwareentwicklung, Telekommunikation und Versicherungen. Darüber hinaus gibt es spezialisierte Projektmanagementsysteme beispielsweise für Bauprojekte oder die Entwicklung von Arznei- oder Lebensmittel.
Ab welcher Unternehmensgröße rechnet sich eine Software für Projektmanagement wie ServiceNow SPM?
Es hängt weniger von der Unternehmensgröße ab, ob sich eine Projektmanagement-Software rechnet als vielmehr von der Anzahl der Mitarbeitenden/User, die diese Software nutzen werden. Der Einsatz von einfacherer Projektmanagement Software ist ab ca. 20 User sinnvoll. Der Einsatz von ServiceNow SPM ist ab ca. 100 User sinnvoll und empfehlenswert.
Welche Prozesse und Funktionen können mit einer modernen Projekt- und Portfoliomanagement Lösung wie ServiceNow SPM abgedeckt werden?
Folgende Prozesse können typischerweise abgedeckt werden:
• Ideenmanagement
• Anfragen und Projektanträge
• Projektgenehmigungsprozesse
• Projektmanagement (klassisch, agil und hybrid)
• Ressourcenmanagement
• Programm-Management
• Projektportfolio-Management
• Risikomanagement
• Kostenplanung und Kostencontrolling
• Workflows
• Collaboration
• Dokumentenmanagement
• Reporting / Berichte
Was sind die Vorteile beim Einsatz der Projektmanagement-Software Software ServiceNow SPM?
Mit dem Einsatz von ServiceNow SPM erhöhen sich Effizienz und Effektivität von projekt- oder innovationsorientierten Unternehmensbereichen. Projekte werden besser und präziser geplant, schneller durchgeführt und erzielen bessere Ergebnisse. Vorhandene und verfügbare Ressourcen (Mitarbeitende und Hilfsmittel) werden besser eingesetzt und genutzt. Workflows beschleunigen und (teil-)automatisieren die Prozesse. Mit der zentralen Datenbank stehen alle Daten konsistent und zeitnah zur Verfügung. Fehlerquellen werden reduziert. Außerdem erhöht sich die Transparenz für Mitarbeitende und das Management. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden wird erhöht, weil ein modernes und adäquates Arbeitsumfeld zur Verfügung.
Wie wählt man eine PM Software am besten aus?
Am besten geht man folgende Schritte:
1.) Ermittlung der Anforderungen an die PM Software im Unternehmen
2.) Erstellen eines Anforderungskatalogs
3.) Auswahl von ca. 10 grundsätzlich geeigneten PM Software Anbietern. Dabei helfen spezielle Datenbanken oder auch Studien (z.B. Gartner)
4.) Einholen von Angeboten der 10 Anbieter. Diese Anbieter können die Hersteller der Software sein oder zertifizierte Partner. So ist beispielsweise Contec-X GmbH ein zertifizierter Partner für Clarity PPM vom Hersteller Broadcom oder für ServiceNow SPM vom Hersteller ServiceNow.
5.) Ranking der Anbieter und Einladung zur Präsentation der 3 besten Anbieter
6.) Ermittlung des besten Anbieters, Endverhandlung und Auftragsvergabe
Wie führt man ServiceNow SPM am besten ein? Wie realisiert man eine passgenaue Projektmanagement Software Lösung für das Unternehmen?
Für die Einführung von ServiceNow SPM und die Realisierung einer Lösung empfehlen wir folgendes:
1.) Auswahl eines kompetenten IT-Dienstleistungsunternehmen als externem Implementierungspartner (wie zum Beispiel Contec-X). Dabei sollte der Implementierungspartner umfassende und langjährige Erfahrung bei der Einführung von Projektmanagement Software nachweisen.
2.) Festlegung des Projektteams in dem alle betroffenen User-Gruppen und Abteilungen vertreten sind.
3.) Realisierung der Konfigurationen und Anpassungen der Standardsoftware gemäß Anforderungen
4.) Integration und Schnittstellen zu anderen Systemen
5.) Eingabe von Testdaten und Schulung aller User:innen
6.) Übernahme der Echt-Daten aus dem Altsystem
7.) Go-Live Planung und Go-live
8.) Nachfolgende Optimierungen
Contec-X hat umfassende Erfahrung aus mehr als 20 Jahren und bietet beispielsweise ein standardisiertes Quick-Start Paket für die Einführung der PPM-Software Clarity PPM oder ServiceNow SPM für die schnelle und kosteneffiziente Einführung.
Wieviel kostet eine moderne und integrierte Projekt- und Portfoliomanagement Softwarelösung wie zum Beispiel ServiceNow SPM?
Die Kosten für eine solche Lösung kann man beispielsweise am besten in Kosten pro Monat und User angeben. So bewegen sich die Kosten auf 5 Jahre gerechnet in etwa bei 15 € bis 80 € pro Monat pro User je nach Anforderungen und Umfang der Lösung. Folgende Kostenkategorien sind dabei inkludiert: Softwarekosten (typisch Subscription-Fees), Kosten für Hosting bzw. SaaS, Training, Einführung und Support.
Wie hoch ist der Return-on-Invest (ROI) bei einer modernen Projektmanagement-Softwarelösung wie ServiceNow SPM?
Laut einer Studie von IDC ergibt sich beim typischen Einsatz einer Projektmanagement-Softwarelösung für 100-200 User auf 5 Jahre ein Return-on-Invest (ROI) von 557%.
Technische Details
Sind Schnittstellen zu SAP, Teams und Jira in ServiceNow SPM vorhanden?
Ja, Daten aus SAP, Teams oder Jira können übernommen werden, um z.B. Projekte automatisiert anzulegen oder Arbeitspakete in bestehende Projekte hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Können Workflows bzw. Workflow-Visualisierungen mit der Schnittstelle zu SAP automatisiert in SerivceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Schnittstellen zu SAP für den Datenaustausch (in beide Richtungen) sind vorhanden und können angepasst werden. Die Contec-X GmbH hat dies schon bei mehreren Kunden erfolgreich abbilden können.
Gibt es in ServiceNow SPM Synergien zu kollaborativen Tools, wie Office365, Teams und Sharepoint?
Ja, Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen Teams, SharePoint etc. sind vorhanden und können angepasst werden.
Erfolgt in ServiceNow SPM eine Synchronisierung des Kalenders?
Ja, jeder Person ist ein Kalender mit Arbeitszeiten und Nicht-Arbeitszeiten zugeordnet. Kalenderinformationen können aus anderen Systemen (z.B. SAP HR) übernommen werden.
Gibt es eine Exportfunktion (PDF, Excel, API, in andere Systeme, SAP etc.) in ServiceNow SPM?
Ja, Statusberichte sind in PDF exportierbar. Viele Listen, Übersichten etc. können als Excel- oder CSV-Vormat exportiert werden.
Hat ServiceNow SPM ein kompatibles System, ist z.B. eine mobile Ansicht möglich?
Ja, es gibt eine App für die Zeiterfassung, das Management von Aufgaben oder das Statusreporting, welches für Android und IOS verfügbar ist. Die App kann für weitere Anwendungsfälle erweitert werden.
Wird ServiceNow SPM über die Cloud oder on Premise betrieben?
SaaS wird in einer vom Hersteller ServiceNow zur Verfügung gestellten Cloud-Umgebung bzw. durch einen MSP-Ansatz betrieben.
Ist eine Testversion von ServiceNow SPM verfügbar?
Ja, ein PoC-System kann auf Wunsch von Contec-X zur Verfügung gestellt werden.
Wie ist der Kundensupport bei ServiceNow SPM aufgestellt?
Ja, ein Support ist zweistufig möglich: Standardsupport steht durch ServiceNow zur Verfügung. Deutschsprachiger Support zugeschnitten auf die Lösung und die Konfigurationen eines Kunden kann durch das Supportteam von Contec-X zur Verfügung gestellt werden.
Gibt es in ServiceNow SPM ein Berichtigungskonzept mit Vorlagen/Templates?
Ja, Benutzergruppen für die PPM-Rollen (Ressourcenmanager:in, Portfoliomanager:in, Projektleiter:in, Mitarbeiter:in etc.) stehen zur Verfügung und können an die jeweiligen Bedarfe angepasst werden. Das detaillierte Rechtekonzept erlaubt eine Berechtigung bis auf Feldebene.
Kann die bestehende Benutzerverwaltung aus dem Active Directory in ServiceNow SPM importiert werden?
Ja, Benutzerinformationen aus dem AD können importiert werden – die Contec-X GmbH hat dies schon erfolgreich bei Kunden umgesetzt.
Wie sind in ServiceNow SPM die Themen Datensicherheit und Datenschutz abgebildet?
ServiceNow garantiert einen sicheren und stabilen Systembetrieb. So wird innerhalb eines Monats eine Verfügbarkeit von 99,8% garantiert.
Details siehe: https://www.servicenow.com/content/dam/servicenow-assets/public/en-us/doc-type/legal/customer-support-addendum-upgrades.pdf
ServiceNow belegt mit umfangreichen Zertifizierungen eine professionelle und sichere Handabung des Applikationsbetriebs sowie der Supportprozesse. Siehe auch: https://www.servicenow.com/company/trust/compliance.html#certifications
Hinsichtlich der EUDSGVO stellt das Betriebsmodell von ServiceNow alle notwendigen Rahmenbedingungen sicher. Z.B. werden die Daten innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet. Siehe auch: https://www.servicenow.com/de/company/trust/privacy/gdpr.html
Ist eine Integration durch Drittanbieter in ServiceNow SPM möglich?
Ja, die ServiceNow Plattform ist sehr flexibel und stellt viele Integrationen über sogenannte Spokes OOTB zur Verfügung. Weitere Anbindungen können einfach über Webservices (REST, SOAP) realisiert werden.
Details dazu siehe: https://docs.servicenow.com/bundle/tokyo-application-development/page/administer/integrationhub/concept/integrationhub.html
Funktionale Details
Kann ServiceNow SPM das Innovationsmanagement (Ideenerfassung) abbilden?
Ja, die Erfassung von Ideen inkl. Konvertierung in Demands/Projekte ist möglich.
Ist es möglich, innerhalb des Risiko-/Bewertungsmanagements Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt zu identifizieren, zu bewerten und zu bewältigen?
Ja, für Demands und Projekte können Einzerisiken erfasst und gesteuert werden.
Kann ein Projekt in ServiceNow SPM komplett geplant und verwaltet werden?
Ja, ein Projekt kann vollumfänglich aufgeplant werden.
Können klassische, hybride und agile Projektmanagementmethoden in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Projekte können mit der klassischen (Wasserfall), hybriden und agilen Methode geplant und gesteuert werden.
Wie kann die Software hinsichtlich Templates, Parameter, Variablen etc. angepasst werden? Ist die Software ServiceNow SPM "easy-to-use"?
Ja, Templates können je nach Berechtigung angelegt und auf ein Projekt bei der Erstellung oder nachträglich angewendet werden.
Ist es im Rahmen des Zeitmanagements möglich, Arbeitzeiten zu verfolgen, Zeitpläne zu erstellen und Fristen in ServiceNow SPM zu verwalten?
Ja, Zeiten können in Zeitkarten pro Projekt oder Arbeitspaket erfasst werden. Plan-/Ist-Vergleiche auf verschiedenen Ebenen sind möglich, ebenso können Deadlines gesetzt und nachverfolgt werden.
Kann in ServiceNow SPM das Ressourcenmanagement/Personal abgebildet und verwaltet werden?
Ja, Personalressourcen können mit Arbeitszeit/Kapazität versehen und in Projekten geplant werden. Für eine abstrakte Planung stehen Rollen zu Verfügung, die von einem Ressourcenmanager durch konkrete Ressourcen ersetzt werden können.
Können in ServiceNow SPM der Bestand von Materialen und Ausrüstung abgebildet werden?
Ja, Material, Ausrüstung etc. können als Kosten in Kostenplänen für ein Projekt eingeplant werden. Über Konfiguration ist es möglich, diese Materialien auch mit Arbeitspaketen zu verbinden und bei Verschiebungen die zeitliche Einordnung in den Kostenplänen anzupassen.
Können Gantt-Diagramme und Meilenstein-Pläne in ServiceNow SPM dargestellt werden?
Ja, Gantt-Diagramme mit Meilensteinen können erstellt und ausgewertet werden.
Ist es in ServiceNow SPM möglich, Projektkosten zu überwachen und das Budget zu verwalten?
Ja, pro Projekt können Kosten- und Leistungspläne angelegt und mit einer detaillierten Finanzplanung versehen werden. Auf Projektebene können Finanzkennzahlen (Payback Period, ROI, IRR etc.) auf Basis von Kosten- und Leistungsplänen berechnet werden.
Wie erfolgen in ServiceNow SPM Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen Teammitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern?
Ja, ist ist abbildbar. Auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Aufgabe etc.) können Notizen und Dokumente genutzt werden, um Informationen auszutauschen. Mit der @Mention Funktion kann ein Benutzer benachrichtigt werden, wenn er in einer Notiz direkt angesprochen wird oder auf eine Person verwiesen werden soll.
Können hinsichtlich des Aufgabenmanagements Arbeitspakete für Abteilungen und Mitarbeiter:innen in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Arbeitspakete können für Projekte und für Mitarbeiter:innen einer Abteilung/eines Teams angelegt und z.B. über Kanban-Boards verwaltet/bearbeitet werden.
Wie sieht die Aufgabendokumentation in ServiceNow SPM aus?
Pro Arbeitspaket können ToDos angelegt und verwaltet werden. Dokumente mit Detailinfos können z.B. pro Arbeitspaket hinterlegt werden.
Beinhaltet das Dokumentenmanagement in ServiceNow SPM das Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten?
Ja, Dokumente können auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Arbeitspaket etc.) hochgeladen werden.
Sind in der Projektdokumentation in ServiceNow SPM Kommentare, Notizen, Anmerkungen, Chats etc. abgebildet?
Ja, auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Aufgabe etc.) können Notizen und Dokumente genutzt werden, um Informationen auszutauschen. Mit der @Mention Funktion kann ein Benutzer benachrichtigt werden, wenn er in einer Notiz direkt angesprochen wird oder auf eine Person verwiesen werden soll.
Gibt es in ServiceNow SPM Dashboards, die verschiedenen Ebenen (Projekt-, Multiprojektebene und Reporting) abbilden?
Ja, Dashboards stehen für verschiedene Rollen (Portfoliomanager, Ressourcenmanager, Projektleiter, Mitarbeiter, Demandmanager) zur Verfügung. Weitere Dashboards können mit entsprechenden Berechtigungen selbständig konfiguriert werden.
Werden im Controlling und Reporting in ServiceNow SPM Kennzahlen, Charts, Mentoring, Diagramme, Auswertungen dargestellt, ist ein Export möglich?
Ja, Daten können als Excel bzw. CSV-Format exportiert werden. In Dashboards stehen verschieden Diagramme und Charts zur Verfügung bzw. können an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Ist in der Berichtserstellung in ServiceNow SPM das Erstellen von Berichten über den Projektfortschritt, die Kosten und andere wichtige Kennzahlen abgebildet?
Ja, eigene Dashboards können konfiguriert und Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
Wird das Fortschrittstracking in ServiceNow SPM mittels Milestone- und Status-Tracking durchgeführt?
Ja, über Baselines können Meilensteine bzgl. Plan- und Ist-Werten kontrolliert werden. Contec-X kann als Best Practice eine Meilenstein-Trend-Analyse inkl. Job für die Datenhistorisierung für das Controlling zur Verfügung stellen. Beispiel auf unserem YouTube-Kanal hier.
Für Projekte können Statusberichte erstellt und aggregiert auf Ebene von Teams, Abteilungen, Portfolios etc. für das Berichtswesen genutzt werden.
Ist das Portfoliomanagement in ServiceNow vertikal und horizontal abgebildet?
Ja, die Abbildung des Portfoliomanagements ist horizontal und vertikal möglich.
Horizontal:
Projekte können über den ganzen Lebenszyklus (von der Ideen bis zum Projektabschluss) geplant und gesteuert werden. Workflows unterstützen bei der Konvertierung (z.B. Erstellung eines Projektes aus einem Demand) oder bei einem Phasenübergang (z.B. Abschluss der Planungsphase und Übergang in die Umsetzungsphase).
Vertikal:
Unternehmensstrategien, Ziele und Messkriterien können geplant werden (z.B. über OKRs). Initivativen, Projekte, Demands etc. können in einer Roadmap/einem Portfolio geplant und bzgl. ihrer Abhängigkeiten geplant und einem Ziel/einer Strategie zugeordnet werden. Einzelprojekte können detailliert geplant und gesteuert werden. Der Status einzelner Projekte wird automatisch auf den Ebenen Roadmap/Portfolio und Unternehmensziele/Strategien aggregiert zur Verfügung gestellt. Dabei kann jederzeit der Fortschritt eingesehen und kontrolliert werden.
Gibt es Multiprojektmanagement in ServiceNow SPM und wie wird dieses abgebildet?
Ja, Projekte können in Haupt- und Teilprojekte zerlegt werden. Ebenso können Projekte zu Programmen zusammengefasst werden.
Sind im Bedarfsmanagement von ServiceNow SPM, das Demand- und Anforderungsmanagement sowie die Planung vor dem offiziellen Status eine Projektes enthalten?
Ja, Demands (Projektanträge) sind eigenständige Objekte mit eigenen Feldern, Masken etc. Demands können bewertet und kategorisiert werden, um sie z.B. in einem Portfolio priorisieren und freigeben zu können. Ein qualifizierter Demand kann über einen Workflow in ein Projekt konvertiert werden. Die im Demand erfassten Informationen werden dabei in das Projekt kopiert.
Kann im Roadmapping von ServiceNow SPM der Verlauf von Aufgaben auf übergeordneten Ebenen angelegt werden?
Ja, Roadmaps können aus verschiedenen Gesichtspunkten und Laufzeiten (z.B. Produktsicht, Portfoliosicht, Abteilungssicht etc.) angelegt werden.
Können Projekte in ServiceNow SPM priorisiert werden?
Ja, auf Portfolioebene können Projekte mit einem Scoring versehen, in eine Reihenfolge gebracht und priorisiert werden.
Kann der Produktlebenszyklus in ServiceNow SPM dargestellt werden?
Ja, das geht. Produkte sind eigene Objekte und jedes Projekt kann einem Produkt zugeordnet werden.
Kann die strategische Planung mittels einer End-to-End Planung/Soll-Ist-Vergleich in einem einzigen Arbeitsbereich in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Unternehmensstrategien, Ziele und Messkriterien können geplant werden (z.B. über OKRs). Initivativen, Projekte, Demands etc. können in einer Roadmap/einem Portfolio geplant und bzgl. ihrer Abhängigkeiten geplant und einem Ziel/einer Strategie zugeordnet werden. Einzelprojekte können detailliert geplant und gesteuert werden. Der Status einzelner Projekte wird automatisch auf den Ebenen Roadmap/Portfolio und Unternehmensziele/Strategien aggregiert zur Verfügung gestellt und jederzeit den Fortschritt einsehen und kontrollieren zu können.
Kann innerhalb der Szenario-Planung in ServiceNow SPM ein Vergleich bzw. eine Simulation von Investitionsszenarien angezeigt werden?
Ja, Roadmaps können erstellt und hinsichtlich verschiedener Szenarien geplant werden.
Können Mittel im Rahmen der Investitionsfinanzierung abhängig von den Geschäftsbedürfnissen und strategischen Zielen des Unternehmens in ServiceNow SPM verwaltet werden?
Ja, Planung von Ressourcenbedarf, Finanzen, Risiken etc. pro Projekt möglich.
Kann der gesamte Entwicklungszyklus eines agilen Projekts in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, agile Projekte inkl. Backlog, Sprints etc. stehenen zur Verfügung.
Ist es möglich, die agile Software- und Produktentwicklung mit Scaled Agile Framework (SAFe) in ServiceNow SPM darzugestellen?
Ja, neben agilen Projekten können auch ganze agile Organisationen nach SAFe mit ARTS, Agile Teams PIs, Sprints etc. abgebildet werden.
Wird im Demand-Management von ServiceNow SPM die Erfassung, Analyse und Verwaltung von Nachfragedaten zentralisiert dargestellt?
Ja, es stehen verschiedene Dashboards und Auswertungen für Demands, Projekte, Portfolios etc. zur Verfügung.
Werden im digitalen Portfoliomanagement von ServiceNow SPM Services, Produkte und Anwendungen in einer einheitlichen Ansicht angezeigt?
Ja, auf Portfolioebene können verschiedene Typen (Epics, Projekte, Demands) etc. ganzheitlich geplant und gesteuert werden.
Gibt es ein integriertes Machine Learning in ServiceNow SPM, welches das tägliche Arbeiten vereifacht und beschleunigt?
Ja, ServiceNow arbeitet intensiv daran den Aufwand der manuellen Tätigkeiten durch AI-Funktionen zu reduzieren.
Wird eine Optimierung der Prozess-Flows in ServiceNow SPM angewendet, um Arbeitsabläufe zu straffen?
Ja, Workflows können genutzt werden, um Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren, Benutzer beim Eintritt bestimmter Datenkonstellationen zu benachrichtigen oder Daten zu konvertieren (z.B. aus einem Demand ein Projekt zu erzeugen).
Welche Sprachen werden in der Benutzeroberfläche von ServiceNow SPM abgebildet?
Die Benutzeroberfläche ist in mehreren Sprachen (darunter Englisch und Deutsch) verfügbar und kann durch den Benutzer selbst eingestellt werden.
Gibt es für ServiceNow SPM Schulungen, Videos, FAQs, Foren etc.?
Ja, Benutzerinformationen in Form von Hilfetexte, Guided Tours etc. können konfiguriert werden. Gerne können Sie sich auch an uns, die Contec-X GmbH, wenden.
Thomas Maierhofer
ServiceNow SPM ist ein Produkt der ServiceNow Inc. USA, www.servicenow.com