All the questions and answers about ServiceNow SPM at a glance!
On this page, you will find all the questions you may have about ServiceNow SPM when introducing a PPM solution.
General information
In which areas of a company can ServiceNow SPM be used effectively for project management?
Project management systems such as ServiceNow SPM can be used in the following areas: IT, product development, organization, and strategic planning. In addition, they can be used in all areas of a company that carry out projects.
In which industries can ServiceNow SPM project management software be used effectively?
ServiceNow SPM can be used in the following industries: automotive, banking, bio/chemical industry, energy suppliers, manufacturing, retail, IT, logistics, software development, telecommunications, and insurance. In addition, there are specialized project management systems for construction projects or the development of medicines or food, for example.
At what company size does project management software such as ServiceNow SPM become cost-effective?
Whether project management software is cost-effective depends less on the size of the company and more on the number of employees/users who will be using the software. Simpler project management software is useful for companies with around 20 users or more. ServiceNow SPM is useful and recommended for companies with around 100 users or more.
Which processes and functions can be covered with a modern project and portfolio management solution such as ServiceNow SPM?
The following processes can typically be covered:
• Idea management
• Requests and project proposals
• Project approval processes
• Project management (classical, agile, and hybrid)
• Resource management
• Program management
• Project portfolio management
• Risk management
• Cost planning and cost controlling
• Workflows
• Collaboration
• Document management
• Reporting
What are the advantages of using project management software ServiceNow SPM?
Using ServiceNow SPM increases the efficiency and effectiveness of project- or innovation-oriented business areas. Projects are planned better and more precisely, executed faster, and achieve better results. Existing and available resources (employees and tools) are better deployed and utilized. Workflows accelerate and (partially) automate processes. With the central database, all data is available consistently and in a timely manner. Sources of error are reduced. In addition, transparency for employees and management is increased. Employee satisfaction is also increased because a modern and adequate working environment is available.
What is the best way to choose PM software?
The best approach is to follow these steps:
1.) Determine the requirements for PM software in your company.
2.) Create a list of requirements.
3.) Select approximately 10 PM software providers that are fundamentally suitable. Special databases or studies (e.g., Gartner) can help with this.
4.) Obtain quotes from the 10 providers. These providers can be the software manufacturers or certified partners. For example, Contec-X GmbH is a certified partner for Clarity PPM from the manufacturer Broadcom and for ServiceNow SPM from the manufacturer ServiceNow.
5.) Rank the providers and invite the 3 best providers to give a presentation.
6.) Determine the best provider, finalize negotiations, and award the contract.
What is the best way to implement ServiceNow SPM? How can you implement a project management software solution that is tailored to your company's needs?
We recommend the following for implementing ServiceNow SPM and realizing a solution:
1.) Select a competent IT service provider as an external implementation partner (such as Contec-X). The implementation partner should have extensive and long-standing experience in introducing project management software.
2.) Establish a project team in which all affected user groups and departments are represented.
3.) Realization of configurations and adaptations of the standard software according to requirements
4.) Integration and interfaces to other systems
5.) Entry of test data and training of all users
6.) Transfer of real data from the legacy system
7.) Go-live planning and go-live
8.) Subsequent optimizations
Contec-X has over 20 years of comprehensive experience and offers, for example, a standardized quick-start package for the introduction of Clarity PPM or ServiceNow SPM project and portfolio management software for fast and cost-efficient implementation.
How much does a modern and integrated project and portfolio management software solution such as ServiceNow SPM cost?
The best way to express the cost of such a solution is in terms of cost per month and per user. Calculated over five years, the costs range from approximately €15 to €80 per month per user, depending on the requirements and scope of the solution. The following cost categories are included: software costs (typically subscription fees), costs for hosting or SaaS, training, implementation, and support.
What is the return on investment (ROI) for a modern project management software solution such as ServiceNow SPM?
According to a study by IDC, the typical use of a project management software solution for 100-200 users over 5 years results in a return on investment (ROI) of 557%.
Technische Details
Sind Schnittstellen zu SAP, Teams und Jira in ServiceNow SPM vorhanden?
Ja, Daten aus SAP, Teams oder Jira können übernommen werden, um z.B. Projekte automatisiert anzulegen oder Arbeitspakete in bestehende Projekte hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Können Workflows bzw. Workflow-Visualisierungen mit der Schnittstelle zu SAP automatisiert in SerivceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Schnittstellen zu SAP für den Datenaustausch (in beide Richtungen) sind in ServiceNow SPM vorhanden und können angepasst werden. Die Contec-X GmbH hat dies schon bei mehreren Kunden erfolgreich abbilden können.
Gibt es in ServiceNow SPM Synergien zu kollaborativen Tools, wie Office365, Teams und Sharepoint?
Ja, Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen Teams, SharePoint etc. sind vorhanden und können in ServiceNow SPM angepasst werden.
Erfolgt in ServiceNow SPM eine Synchronisierung des Kalenders?
Ja, für jede Person ist ein Kalender mit Arbeitszeiten und Nicht-Arbeitszeiten in ServiceNow SPM zugeordnet. Kalenderinformationen können aus anderen Systemen (z.B. SAP HR) übernommen werden.
Gibt es eine Exportfunktion (PDF, Excel, API, in andere Systeme, SAP etc.) in ServiceNow SPM?
Ja, in ServiceNow SPM sind Statusberichte in PDF exportierbar. Viele Listen, Übersichten etc. können als Excel- oder CSV-Vormat exportiert werden.
Hat ServiceNow SPM ein kompatibles System, ist z.B. eine mobile Ansicht möglich?
Ja, es gibt eine App für die Zeiterfassung, das Management von Aufgaben oder das Statusreporting von ServiceNow SPM, welches für Android und IOS verfügbar ist. Die App kann für weitere Anwendungsfälle erweitert werden.
Wird ServiceNow SPM über die Cloud oder on Premise betrieben?
ServiceNow SPM als SaaS wird in einer vom Hersteller ServiceNow zur Verfügung gestellten Cloud-Umgebung bzw. durch einen MSP-Ansatz betrieben.
Wie ist der Kundensupport bei ServiceNow SPM aufgestellt?
Ja, ein Support für ServiceNow SPM ist zweistufig möglich: Standardsupport steht durch ServiceNow zur Verfügung. Deutschsprachiger Support zugeschnitten auf die Lösung und die Konfigurationen eines Kunden kann durch das Supportteam von Contec-X zur Verfügung gestellt werden.
Gibt es ein Berechtigungskonzept mit Vorlagen/Templates für die Administration in ServiceNow SPM?
Ja, Benutzergruppen für die PPM-Rollen (Ressourcenmanager:in, Portfoliomanager:in, Projektleiter:in, Mitarbeiter:in etc.) stehen in ServiceNow SPM zur Verfügung und können an die jeweiligen Bedarfe angepasst werden. Das detaillierte Rechtekonzept erlaubt eine Berechtigung bis auf Feldebene.
Kann die bestehende Benutzerverwaltung aus dem Active Directory in ServiceNow SPM importiert werden?
Ja, Benutzerinformationen aus dem AD können in ServiceNow SPM importiert werden – die Contec-X GmbH hat dies schon erfolgreich bei Kunden umgesetzt.
Wie sind in ServiceNow SPM die Themen Datensicherheit und Datenschutz abgebildet?
ServiceNow garantiert einen sicheren und stabilen Systembetrieb. So wird innerhalb eines Monats eine Verfügbarkeit von 99,8% garantiert.
Details siehe: https://www.servicenow.com/content/dam/servicenow-assets/public/en-us/doc-type/legal/customer-support-addendum-upgrades.pdf
ServiceNow belegt mit umfangreichen Zertifizierungen eine professionelle und sichere Handabung des Applikationsbetriebs sowie der Supportprozesse. Siehe auch: https://www.servicenow.com/company/trust/compliance.html#certifications
Hinsichtlich der EUDSGVO stellt das Betriebsmodell von ServiceNow alle notwendigen Rahmenbedingungen sicher. Z.B. werden die Daten innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet. Siehe auch: https://www.servicenow.com/de/company/trust/privacy/gdpr.html
Ist eine Integration durch Drittanbieter in ServiceNow SPM möglich?
Ja, die ServiceNow Plattform ist sehr flexibel und stellt viele Integrationen über sogenannte Spokes OOTB zur Verfügung. Weitere Anbindungen können einfach über Webservices (REST, SOAP) realisiert werden. Details dazu siehe: https://docs.servicenow.com/bundle/tokyo-application-development/page/administer/integrationhub/concept/integrationhub.html
Wie werden in ServiceNow SPM Controlling und Reporting im Projekt umgesetzt, insbesondere hinsichtlich Kennzahlen, Charts, Monitoring, Diagrammen, Auswertungen und Exportmöglichkeiten?
Daten können in ServiceNow SPM als Excel bzw. CSV-Format exportiert werden. In Dashboards stehen verschieden Diagramme und Charts zur Verfügung bzw. können an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Unterstützt ServiceNow SPM das Scaled Agile Framework (SAFe), um agile Software- und Produktentwicklung abzustimmen und Geschwindigkeit sowie Effizienz zu steigern?
Ja, neben agilen Projekten können in ServiceNow SPM auch ganze agile Organisationen nach SAFe mit ARTS, Agile Teams PIs, Sprints etc. abgebildet werden.
Stellt ServiceNow SPM Predictive Maintenance bereit, um die tägliche Arbeit durch integriertes maschinelles Lernen zu vereinfachen und zu beschleunigen?
Ja, ServiceNow arbeitet intensiv daran den Aufwand der manuellen Tätigkeiten durch AI-Funktionen zu reduzieren.
Funktionale Details
Können in ServiceNow SPM im Innovationsmanagement bzw. Ideenmanagement neue Ideen aus sämtlichen Bereichen innerhalb des Unternehmens erfasst werden?
Ja, die Erfassung von Ideen inkl. Konvertierung in Demands und Projekte ist in ServiceNow SPM möglich.
Unterstützt ServiceNow SPM die Identifikation, Bewertung und Bewältigung von Projektrisiken im Rahmen des Risiko-/Bewertungsmanagements?
Ja, für Demands und Projekte können in ServiceNow SPM Einzerisiken erfasst und gesteuert werden.
Ist es in ServiceNow SPM möglich, innerhalb der Projektplanung Projekte anzulegen, Projektpläne zu erstellen und zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen sowie den Fortschritt zu verfolgen?
Ja, ein Projekt kann vollumflänglich in ServiceNow SPM aufgeplant werden.
Unterstützt ServiceNow SPM klassische, agile und hybride Projektmanagementmethoden (z. B. Wasserfall, Scrum, Kanban)?
Ja, agile, hybride und klassische Projekte können in ServiceNow SPM geplant und gesteuert werden.
Wie anpassungsfähig ist ServiceNow SPM (z. B. durch Templates, Parameter, Variablen etc.), und wie benutzerfreundlich ist sie in Bezug auf Bedienbarkeit im Backend und Frontend?
Es können Listen, Masken, Felder, Filter etc. in ServiceNow SPM angepasst werden. Contec-X unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung.
Gibt es verschiedene Projektvorlagen in ServiceNow SPM, die auf unterschiedliche Projekttypen zugeschnitten sind?
Ja, in ServiceNow SPM können Templates je nach Berechtigung angelegt und auf ein Projekt bei der Erstellung oder nachträglich angewendet werden.
Wie können Arbeitszeiten in ServiceNow SPM verfolgt, Zeitpläne erstellt und Fristen effektiv verwaltet werden?
Zeiten können in Zeitkarten pro Projekt oder Arbeitspaket in ServiceNow SPM erfasst werden. Plan-/Ist-Vergleiche auf verschiedenen Ebenen sind möglich sowie Deadlines können gesetzt und nachverfolgt werden.
Lassen sich Personal-Ressourcen innerhallb des Ressourcenmanagements in ServiceNow SPM verwalten?
Ja, Personalressourcen können mit Arbeitszeit/Kapazität versehen und in Projekten in ServiceNow SPM geplant werden. Für eine abstrakte Planung stehen Rollen zu Verfügung, die durch einen/einer Ressourcenmanager:in durch konkrete Ressourcen ersetzt werden können.
Können in ServiceNow SPM Ressourcen wie Materialien und Ausrüstung verwaltet werden?
Ja, Material, Ausrüstung etc. können als Kosten in Kostenplänen für ein Projekt in ServiceNow SPM eingeplant werden. Über Konfiguration ist es möglich, diese Materialien auch mit Arbeitspaketen zu verbinden und bei Verschiebungen die zeitliche Einordnung in den Kostenplänen anzupassen.
Lassen sich in ServiceNow SPM Gantt-Diagramme oder Meilenstein-Pläne abbilden?
Ja, Gantt-Diagramme mit Meilensteinen können in ServiceNow SPM erstellt und ausgewertet werden.
Können in ServiceNow SPM Projektkosten überwacht und Budgets verwaltet werden?
Ja, pro Projekt können in ServiceNow SPM Kosten- und Leistungspläne angelegt und mit einer detaillierten Finanzplanung versehen werden. Auf Projektebene können Finanzkennzahlen (Payback Period, ROI, IRR etc.) auf Basis von Kosten- und Leistungsplänen berechnet werden.
Ist der Austausch von Informationen bzw. die Zusammenarbeit mit internen Teammitgliedern, (Kunden) und anderen Stakeholdern in ServiceNow SPM möglich?
Ja, in ServiceNow SPM können auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Aufgabe etc.) Notizen und Dokumente genutzt werden, um Informationen auszutauschen. Mit der @Mention Funktion kann ein:e Benutzer:in benachrichtigt werden, wenn er in einer Notiz direkt angesprochen wird oder auf eine Person verwiesen werden soll.
Können Arbeitspakate für Abteilungen, Mitarbeiter:innen (Kapazität, Zeitraum, Beschreibung etc.) in ServiceNow dargestellt werden werden?
Ja, Arbeitspakete können für Projekte und für Mitarbeiter:innen einer Abteilung/eines Teams angelegt und z.B. über Kanban-Boards in ServiceNow SPM verwaltet und bearbeitet werden.
Können innerhalb der Aufgabendokumentation in ServiceNow SPM auch Bilder hinterlegt werden?
Ja, in ServiceNow SPM können pro Arbeitspaket ToDos angelegt und verwaltet werden. Dokumente mit Detailinfos können z.B. pro Arbeitspaket hinterlegt werden.
Wie wird das Dokumentenmanagement im Projekt in ServiceNow SPM umgesetzt, insbesondere in Bezug auf das Speichern, Organisieren und Freigeben von Projektunterlagen wie MOC, Lasten- und Pflichtenheft sowie weiteren Anforderungen?
Ja, Dokumente können auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Arbeitspaket etc.) in ServiceNow SPM hochgeladen werden.
Wie wird die Projektdokumentation in ServiceNow SPM gehandhabt, insbesondere hinsichtlich Kommentaren, Anmerkungen, Notizen, Chats und der Versionierung von Dokumenten?
In ServiceNow SPM können auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Aufgabe etc.) Notizen und Dokumente genutzt werden, um Informationen auszutauschen. Mit der @Mention Funktion kann ein:e Benutzer:in benachrichtigt werden, wenn er in einer Notiz direkt angesprochen wird oder auf eine Person verwiesen werden soll.
Wie werden in ServiceNow SPM Dashboards im Projekt eingesetzt, insbesondere auf unterschiedlichen Ebenen wie Projektebene, Multiprojektebene und für Reporting-Zwecke?
Dashboards stehen in ServiceNow SPM für verschiedene Rollen (Portfoliomanager:in, Ressourcenmanager:in, Projektleiter:in, Mitarbeiter:in, Demandmanager:in) zur Verfügung. Weitere Dashboards können mit entsprechenden Berechtigungen selbständig konfiguriert werden.
Wie erfolgt die Berichtserstattung in ServiceNow SPM im Projekt, insbesondere beim Erstellen von Berichten über Projektfortschritt, Kosten und weitere relevante Kennzahlen?
Eigene Dashboards können konfiguriert und Benutzer:innen in ServiceNow SPM zur Verfügung gestellt werden.
Wie wird in ServiceNow SPM das Fortschrittstracking im Projekt umgesetzt, insbesondere in Bezug auf Milestone-Tracking und Status-Tracking?
Über Baselines können Meilensteine bzgl. Plan- und Ist-Werten in ServiceNow SPM kontrolliert werden. Contec-X kann als Best Practice eine Meilenstein-Trend-Analyse inkl. Job für die Datenhistorisierung für das Controlling zur Verfügung stellen. Beispiel auf YouTube unter: https://youtu.be/x4ToTLACxz0?si=xPAEISqOzGVAHU9b
Für Projekte können Statusberichte erstellt und aggregiert auf Ebene von Teams, Abteilungen, Portfolios etc. für das Berichtswesen genutzt werden.
Kann das Portfoliomanagement in ServiceNow SPM horizontal und vertikal dargestellt werden?
Ja, in ServiceNow SPM ist die Darstellung des Portfoliomanagements horizontal und vertikal möglich.
Horizontal:
Projekte können über den ganzen Lebenszyklus (von der Ideen bis zum Projektabschluss) geplant und gesteuert werden. Workflows unterstützen bei der Konvertierung (z.B. Erstellung eines Projektes aus einem Demand) oder bei einem Phasenübergang (z.B. Abschluss der Planungsphase und Übergang in die Umsetzungsphase).
Vertikal:
Unternehmensstrategien, Ziele und Messkriterien können geplant werden (z.B. über OKRs). Initivativen, Projekte, Demands etc. können in einer Roadmap/einem Portfolio geplant und bzgl. ihrer Abhängigkeiten geplant und einem Ziel/einer Strategie zugeordnet werden. Einzelprojekte können detailliert geplant und gesteuert werden. Der Status einzelner Projekte wird automatisch auf den Ebenen Roadmap/Portfolio und Unternehmensziele/Strategien aggregiert zur Verfügung gestellt und jederzeit den Fortschritt einsehen und kontrollieren zu können.
Kann Multiprojektmanagement in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, in ServiceNow SPM können Projekte in Haupt- und Teilprojekte zerlegt werden. Projekte können zu Programmen zusammengefasst werden.
Wie wird das Bedarfsmanagement im Projekt innerhalb von ServiceNow SPM umgesetzt, insbesondere hinsichtlich Demand-Management, Anforderungsmanagement und der Planung vor dem offiziellen Projektstart?
In ServiceNow SPM sind Demands (Projektanträge) eigenständige Objekte mit eigenen Feldern, Masken etc. Demands können bewertet und kategorisiert werden, um sie z.B. in einem Portfolio priorisieren und freigeben zu können. Ein qualifizierter Demand kann über einen Workflow in ein Projekt konvertiert werden. Die im Demand erfassten Informationen werden dabei in das Projekt kopiert.
Kann in einem Projekt Roadmapping eingesetzt werden, um den Verlauf von Aufgaben auf übergeordneten Ebenen wie PMO, GL oder AL in ServiceNow SPM darzustellen?
Ja, Roadmaps können aus verschiedenen Gesichtspunkten und Laufzeiten (z.B. Produktsicht, Portfoliosicht, Abteilungssicht etc.) in ServiceNow SPM angelegt werden.
Können in ServiceNow SPM Projekte im Unternehmen priorisiert werden, sowohl strategisch, bereichsübergreifend als auch innerhalb einzelner Bereiche?
Ja, auf Portfolioebene können in ServiceNow SPM Projekte mit einem Scoring versehen, in eine Reihenfolge gebracht und priorisiert werden.
Wird in ServiceNow SPM das Produktmanagement genutzt, um den Produktlebenszyklus eines Produkts oder Portfolios zu verwalten, einschließlich möglicher Überschneidungen zum Portfoliomanagement?
Ja, Produkte sind eigene Objekte in ServiceNow SPM. Ebenso können Projekte einem Produkt zugeordnet werden.
Ermöglicht ServiceNow SPM die strategische Planung, um Strategie und Umsetzung zu verbinden, inklusive End-to-End-Planung und Soll-Ist-Vergleich in einem Arbeitsbereich?
Ja, Unternehmensstrategien, Ziele und Messkriterien können in ServiceNow SPM geplant werden (z.B. über OKRs). Initivativen, Projekte, Demands etc. können in einer Roadmap/einem Portfolio geplant und bzgl. ihrer Abhängigkeiten geplant und einem Ziel/einer Strategie zugeordnet werden. Einzelprojekte können detailliert geplant und gesteuert werden. Der Status einzelner Projekte wird automatisch auf den Ebenen Roadmap/Portfolio und Unternehmensziele/Strategien aggregiert zur Verfügung gestellt und jederzeit den Fortschritt einsehen und kontrollieren zu können.
Ermöglicht ServiceNow SPM die Szenario-Planung, um Investitionsszenarien zu simulieren und das Portfolio an der Geschäftsstrategie auszurichten?
Ja, Roadmaps können in ServiceNow SPM erstellt und hinsichtlich verschiedener Szenarien geplant werden.
Bietet ServiceNow SPM die Funktion zur Investitionsfinanzierung, um Mittel entsprechend den Geschäftsbedürfnissen und strategischen Zielen des Unternehmens zu verwalten?
Ja, die Planung von Ressourcenbedarf, Finanzen, Risiken etc. pro Projekt ist in ServiceNow SPM möglich.
Besteht in ServiceNow SPM die Möglichkeit, den gesamten Entwicklungszyklus im Rahmen eines einheitlichen Rückstandssystems zu verwalten?
Ja, agile Projekte inkl. Backlog, Sprints etc. stehen in ServiceNow SPM zur Verfügung.
Bietet ServiceNow SPM die Funktion des Demandmanagements, um den Unternehmensbedarf durch zentrale Erfassung, Analyse und Verwaltung von Nachfragedaten zu überblicken?
Ja, verschiedene Dashboards und Auswertungen für Demands, Projekte, Portfolios etc. stehen in ServiceNow SPM zur Verfügung.
Stellt ServiceNow SPM die Funktion des digitalen Portfoliomanagements zur Verfügung, um fundierte Entscheidungen auf Basis einer einheitlichen Ansicht aller Services, Produkte und Anwendungen zu treffen?
Ja, in ServiceNow SPM können auf Portfolioebene verschiedene Typen (Epics, Projekte, Demands) etc. ganzheitlich geplant und gesteuert werden.
Bietet ServiceNow SPM die Funktion des Process Mining an, um Prozessabläufe zu optimieren und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten?
Ja, Workflows können in ServiceNow SPM genutzt werden, um Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren, Benutzer beim Eintritt bestimmter Datenkonstellationen zu benachrichtigen oder Daten zu konvertieren (z.B. aus einem Demand ein Projekt zu erzeugen).
In welchen Sprachen wird die Benutzeroberfläche von ServiceNow SPM dargestellt?
Die Benutzeroberfläche in ServiceNow SPM ist in mehreren Sprachen (darunter Englisch und Deutsch) verfügbar und kann durch den/die Benutzer:in selbst eingestellt werden.
Ist für ServiceNow SPM eine Testversion verfügbar?
Ja, in PoC-System kann ServiceNow SPM auf Wunsch von Contec-X zur Verfügung gestellt werden. Melden Sie sich gerne bei uns unter
Wird ein Kundensupport (z.B. in Form von ,FAQ, eMail, Hotline, Videos, Chat, Forum etc.) für ServiceNow SPM bereitgestellt?
Ja, ein Support für ServiceNow SPM ist zweistufig möglich: Standardsupport steht durch ServiceNow zur Verfügung. Deutschsprachiger Support zugeschnitten auf die Lösung und die Konfigurationen eines Kunden kann durch das Supportteam von Contec-X zur Verfügung gestellt werden.
Werden Trainings für ServiceNow SPM in Form von Schulungskonzepten, Videos, FAQs, Foren etc. von Contec-X angeboten?
Ja, Informationen für Benutzer:innen in Form von Hilfetexten, Guided Tours etc. können für ServiceNow SPM von Contec-X konfiguriert werden.
Thomas Maierhofer
ServiceNow SPM ist ein Produkt der ServiceNow Inc. USA, www.servicenow.com