ServiceNow SPM - Eine ausgereifte PPM Lösung auf einer modernen Digitalisierungsplattform

Die Umsetzung einer verabschiedeten Strategie oder festgelegter Unternehmensziele erfolgt häufig mit Hilfe vieler verschiedener Maßnahmen. Diese sind abhängig voneinander (z.B. weil sie sich gemeinsame Ressourcen teilen) oder bauen aufeinander auf (z.B. weil das Ergebnis von Vorhaben A als Basis für den Start des Vorhabens B benötigt wird).

Mit Hilfe des strategischen Roadmappings im SPM Modul von ServiceNow können Sie all diese Informationen schnell und effizient abbilden und im Unternehmen kommunizieren. Die enthaltenen Projektideen, laufenden Projekte etc. können während der Umsetzung hinsichtlich Fortschritt und erreichter Meilensteine jederzeit ausgewertet werden.

Aus der Vielzahl an Projektideen diejenigen herauszufiltern, die dem Unternehmen helfen seine Ziele zu erreichen und auch zukünftig am Markt zu bestehen ist eine der wichtigsten Aufgaben in der Unternehmenssteuerung. Investitionen müssen gut begründet sein. Die limitierten Ressourcen wie Budgets und Fachkräfte müssen dort eingesetzt werden, wo der größte Nutzen generiert werden kann.

Erfassungsmasken von Demands/Projektanträge können in ServiceNow flexibel konfiguriert werden und können sich je nach Härtegrad eines Demands ändern. Demandmanager, Subject Matter Experts und Stakeholder erhalten so immer die Informationen, die für Ihre Arbeit wichtig ist.

Demands können je nach Härtegrad high-level oder detailliert hinsichtlich Termine, Liefergegenstände, Kosten, Ressourcen, Risiken, Stakeholder uvm. geplant werden. Mit Hilfe von Assessments können Bewertungen von verschiedenen Experten und Interessensgruppen eingeholt werden. Die Antworten können als Basis für die Berechnung von Scores oder Kennzahlen dienen, die später für die Priorisierung genutzt werden können.

Während der Qualifizierung aber auch in der Entscheidungsphase stehen kollaborative Funktionen für den Informationsaustausch aller Beteiligten zur Verfügung, um die Entscheidungen nachvollziehbar und bei Bedarf revisionssicher in ServiceNow aufrufen zu können.

Die Planung und Steuerung von Projekten ist vielschichtig und umfasst zahlreiche Themengebiete.
Neben verschiedenen Methoden werden zudem verstärkt klassische und agile Phasen in hybriden Projekten kombiniert.

ServiceNow bietet im Bereich der Projektplanung und -steuerung alle notwendigen Funktionen für klassische, agile und hybride Projekte.
Speziell für hybride Projekte ist es möglich z.B. ein Projekt klassisch mit dem Wasserfall-Ansatz zu planen und agile Phasen zu integrieren.
Damit stehen in diesen Projekten neben Arbeitspaketen und einem GANTT auch agile Teams, Backlogs, Sprints und Kanbanboards zur Verfügung.

Schnittstellen zu SAP, Jira, MS Teams etc. sind verfügbar und können an verschiedene Anwendungsfälle angepasst werden.

Masken können flexibel konfiguriert werden und passen sich dem aktuellen Projektstatus an. So erhalten Anwender die Informationen, die zum aktuellen Zeitpunkt für ihre Arbeit benötigt werden und die Masken bleiben übersichtlich.

Mit Hilfe von Workflows können Fachprozesse abgebildet und Abläufe flexibel automatisiert werden.

Der Fachkräftemangel wird ein immer entscheidender Faktor in der Projektsteuerung.
Selbst wenn ausreichend Budget für den Start von Projekten zur Verfügung gestellt werden kann, scheitert es häufig an nicht verfügbaren Experten.
Das knappe Gut der Bottleneck-Ressourcen optimal zu planen wird immer mehr zum Erfolgsfaktor für ein gut funktionierendes Projektportfolio.

Mit dem Ressourcenmanagement in ServiceNow können bereits zum Status der Projektidee Rollen oder Personen geplant und reserviert werden.
Während der Projektanbahnung oder iterativ während der einzelnen Projektphasen können Rollen durch Personen ersetzt oder die bereits geplanten Personen verbindlich gebucht werden.

Die Abstimmung von Ressourcenbedarfen zwischen Projekten und der Linienorganisation wird durch Workflows unterstützt. Notwendige Informationen und Hinweise für die Planung von Ressourcen können dabei über Kollaborationsfunktionen wie Chats und Notizblöcken zwischen den beteiligen Personen ausgetauscht werden.

Zu einer frühen Phase kann die Bedarfsplanung anstelle von Rollen mit Teams erfolgen oder mit Hilfe von Skills verfeinert werden.

Auf Ebene von Projekten, Programmen, Portfolios, Abteilungen etc. stehen umfangreiche Berichte und Dashboards zur Verfügung, um die Ressourcensituation im Blick zu behalten und bei sich abzeichnenden Engpässen sofort reagieren zu können.

Workflows sind eines der zentralen Elemente einer PPM-Lösung. Jedes Unternehmen passt den Projektlebenszyklus an seine Bedürfnisse an. Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen ist es wichtig, Anwender am Prozess entlangzuführen, über anstehende ToDos zu informieren und Aufgaben so weit möglich zu automatisieren. Auf diese Weise steigt nicht nur die Akzeptanz und Zufriedenheit der Anwendung, viele Beispiele zeigen, dass sich gleichzeitig auch die Datenqualität verbessert.

Die Möglichkeiten sind dabei fast grenzenlos. Kennzahlen können im Hintergrund aktualisiert werden, Benachrichtigungen in der Oberfläche können bei Eintritt eines Zustands angezeigt oder per E-Mail versendet werden, Daten können importiert oder exportiert werden, eingehende E-Mails können automatisch verarbeitet und deren Inhalte können benutzt werden, um z.B. Risiken, Issues, ToDos etc. anzulegen und vieles mehr.

Über den "Flow Designer" können in ServiceNow Prozesse über eine grafische Oberfläche erstellt werden. Aktionen und Daten werden über Drag&Drop in einer Art Bausteinsystem zusammengeklickt. So ist nach kurzer ein Power-User selbst in der Lage, Prozesse anzupassen und zu erstellen.

Entscheidend bei einer Lösung ist nicht nur, wie einfach Workflows erstellt werden können, sondern auch wie sie in die Oberfläche eingebunden und vom Benutzer aufgerufen werden können. Auch hier bietet ServiceNow sehr einfache und für den Anwendungsfall passende Möglichkeiten. Workflows können automatisch bei Eintritt eines Ereignisses oder einer Datenkonstellation gestartet werden. In diesem Fall erhält der Benutzer aktiv eine Benachrichtigung. Benutzer können Prozesse auch manuell starten, in dem ihnen ein Button oder ein Link in der jeweiligen Ansicht angeboten wird.