All questions and answers about Clarity PPM at a glance!

On this page, you will find all the questions you may have about Clarity PPM when implementing a PPM solution.

General information

In which areas of a company can Clarity PPM be used effectively for project management?
Project management systems such as Clarity PPM can be used in the following areas: IT, product development, organization, and strategic planning. In addition, they can be used in all areas of a company that carry out projects.

In which industries can Clarity PPM project management software be used effectively?
Clarity PPM can be used in the following industries: automotive, banking, bio/chemical industry, energy suppliers, manufacturing, retail, IT, logistics, software development, telecommunications, and insurance. In addition, there are specialized project management systems for construction projects or the development of medicines or food, for example.

At what company size does project management software such as Clarity PPM become cost-effective?
Whether project management software is cost-effective depends less on the size of the company and more on the number of employees/users who will be using the software. Simpler project management software is useful for companies with around 20 users or more. Clarity PPM is useful and recommended for companies with around 100 users or more.

Which processes and functions can be covered with a modern project and portfolio management solution such as Clarity PPM?
The following processes can typically be covered:
•    Idea management
•    Requests and project proposals
•    Project approval processes
•    Project management (classical, agile, and hybrid)
• Resource management
• Program management
• Project portfolio management
• Risk management
• Cost planning and cost controlling
• Workflows
• Collaboration
• Document management
• Reporting

What are the advantages of using project management software Clarity PPM?
Using Clarity PPM increases the efficiency and effectiveness of project- or innovation-oriented business areas. Projects are planned better and more precisely, executed faster, and achieve better results. Existing and available resources (employees and tools) are better deployed and utilized. Workflows accelerate and (partially) automate processes. With the central database, all data is available consistently and in a timely manner. Sources of error are reduced. In addition, transparency for employees and management is increased. Employee satisfaction is also increased because a modern and adequate working environment is available.

What is the best way to choose PM software?
The best approach is to follow these steps:

1.) Determine the requirements for PM software in your company.
2.) Create a list of requirements.
3.) Select approximately 10 PM software providers that are fundamentally suitable. Special databases or studies (e.g., Gartner) can help with this.
4.) Obtain quotes from the 10 providers. These providers can be the software manufacturers or certified partners. For example, Contec-X GmbH is a certified partner for Clarity PPM from the manufacturer Broadcom and for ServiceNow SPM from the manufacturer ServiceNow.
5.) Rank the providers and invite the 3 best providers to give a presentation.
6.) Determine the best provider, finalize negotiations, and award the contract.

What is the best way to implement Clarity PPM How can you implement a project management software solution that is tailored to your company's needs?
We recommend the following for implementing Clarity PPM and realizing a solution:

1.) Select a competent IT service provider as an external implementation partner (such as Contec-X). The implementation partner should have extensive and long-standing experience in introducing project management software.
2.) Establish a project team in which all affected user groups and departments are represented.
3.) Realization of configurations and adaptations of the standard software according to requirements
4.) Integration and interfaces to other systems
5.) Entry of test data and training of all users
6.) Transfer of real data from the legacy system
7.) Go-live planning and go-live
8.) Subsequent optimizations

Contec-X has over 20 years of comprehensive experience and offers, for example, a standardized quick-start package for the introduction of Clarity PPM or ServiceNow SPM project and portfolio management software for fast and cost-efficient implementation.

How much does a modern and integrated project and portfolio management software solution such as Clarity PPM cost?
The best way to express the cost of such a solution is in terms of cost per month and per user. Calculated over five years, the costs range from approximately €15 to €80 per month per user, depending on the requirements and scope of the solution. The following cost categories are included: software costs (typically subscription fees), costs for hosting or SaaS, training, implementation, and support.

What is the return on investment (ROI) for a modern project management software solution such as Clarity PPM?
According to a study by IDC, the typical use of a project management software solution for 100-200 users over 5 years results in a return on investment (ROI) of 557%.

Technische Details

Welche Standardschnittstellen werden in Clarity PPM unterstützt?
Clarity PPM stellt Schnittstellen zu Microsoft Projects sowie Import und Export von Dokumenten und Import/Export von CSV-Inhalten bereit. Diverse Schnittstellen zu Applikationen wie z.B. Jira oder SAP sind von uns – Contec-X – vielfach realisiert worden. Ebenso die Schnittstelle zu Active Directory wird unterstützt.

Welche Schnittstellentechnologien unterstützt Clarity PPM?
Clarity PPM unterstützt folgende Technologien: REST & SOAP, Dateiimport und -Export über CSV.

Ist Single Sign-On in Clarity PPM möglich und wenn ja, welche Authentifizierungsmethoden werden unterstützt?
Ja, in Clarity PPM wird SAML 2.0 unterstützt.

Welche zusätzlichen Funktionen bietet Clarity PPM, die über den Standard hinausgehen und besonders benutzerfreundlich sind?
Mit dem Add On KIT zu Clarity PPM entfält das klassische Programmieren von Schnittstellen. Die Realisierung von Schnittstellen erfolgt durch XML-Konfiguration wahlweise durch eigenes Personal oder Contec-X. Weitere Infos: https://www.contec-x.de/ppm-addon-kit/

Wird nach der Implementierung von Clarity PPM ein Entwicklerleitfaden zur Verfügung gestellt, wie die Schnittstellen implementiert werden?
Ja, die Konfiguration von Schnittsellen mit KIT ist ausführlich dokumentiert. Einweisung und Ausbildung erfolgt durch Workshops.

Kann eine Schnittstelle zu MS-Teams Planner und To-Do in Clarity PPM bereitgestellt werden?
Ja, eine Schnittstelle zu MS-Teams Planner/To-Do kann von uns – Contec-X – realisiert werden.

Wird bei der Implementierung von Clarity PPM eine Schnittstelle zum Release- und Testmanagement angeboten?
Out-of-the-Box sind Schnittstellen zu Rev-Trac und Tricentis in Clarity PPM nicht enthalten. Diese können durch Nutzung moderner Technologien wie REST/SOAP z.B. mit unserem Add On KIT konfiguriert werden.

Wie unterstützt Clarity PPM Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen, insbesondere in Kombination mit bereits vorhandenen Kommunikations-/Kollaborationstools?
Schnittstellen zu MS Teams und SharePoint können realisiert werden. Umfangreiche Schnittstellen zu JIRA haben wir – Contec-X – für einige Kunden bereits umgesetzt.

Funktionale Details

Welche Projektmanagement-Methoden unterstützt Clarity PPM?
Clarity PPM unterstützt klassiche Wasserfallmodelle, agile Methoden auf Basis von Scrum und Kanban sowie hybride Modelle.

Ist eine Kombination aus klassischen, hybriden und agilen Projektmethoden in Clarity PPM möglich? Welche Kombinationen haben sich in der Praxis bewährt?
Ja, agile und hybride Ansätze sind Erweiterungen von Contec-X innerhalb von Clarity PPM möglich. Der hybride Ansatz von klassischen Phasen in der Projektanbahnung und dem Projektabschluss und die agile Realisierung des Projektes werden bei vielen Kunden der Contec-X GmbH häufig eingesetzt. Die Abbildung von hybriden Projekten ist mit unserem Add On HyPE4PM innerhalb von Clarity PPM optimal realisierbar.

Unterstützt Clarity PPM unterschiedliche Projektgrößen? Wie werden die verschiedenen Größen unterstützt?
Ja, die Projektmasken (Felder, Aktionen, Sektionen, Workflows etc.) können je nach Projekttyp, Projektgröße und aktueller Phase angepasst werden. So wird ein höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit erreicht.

Bietet Clarity PPM modulare Projektvorlagen, Kopien bestehender Projekte und die Verfügbarkeit von Erstellungsassistenten?
Ja, Projekte können auf Basis von Templates erstellt werden. Projektpläne können modular aus verschiedenen Templates oder bestehenden Projekten zusammengestellt werden.

Unterstützt Clarity PPM den kompletten Produktlebenszyklus?
Ja, je nach Phase können die Projektmasken (Felder, Aktionen, Sektionen, Workflows etc.) in Clarity PPM angepasst werden. Je nach Phase sind auch unterschiedliche Zugriffsrechte pro Benutzergruppe möglich. Die Phasen des Lebenszyklus können angepasst und erweitert werden. Contec-X hat dies schon bei vielen Kunden erfolgreich umgesetzt.

Kann in Clarity PPM ein Rollenkonzept abgebildet werden? Wenn ja, welche Art von Rollen bieten Sie an? Ist es möglich, die Rollen anzupassen und eigene zu erstellen?
Ja, Rollen sind bereits im Standard in Clarity PPM für die wichtigsten Funktionen (z.B. Projektleiter:in, Projektmitarbeiter:in, Ressourcenmanager:in, Portfoliomanager:in, etc.) vorhanden. Rollen können erstellt und nach Bedarf angepasst werden. Zudem können Sie beliebig viele eigene Rollen über eine grafische Oberfläche erstellen oder importieren.

Ist es möglich, in Clarity PPM externe Partner mit eingeschränktem Zugang einzubinden?
Ja, Rechte können bis auf Feldebene in Clarity PPM vergeben werden.

Welche Rollen können in Clarity PPM abgebildet werden?
Die in Clarity PPM standardmäßig verfügbaren Rollen (Projektleiter:in, Projektmitarbeiter:in, Portfoliomanager:in, Ressourcenmanager:in etc.) sind mit Rechten versehen, die einen Best-Practice Ansatz unterstützen. Diese Rechteprofile werden angepasst sowie weitere Rollen angelegt.

Kann Clarity PPM die Projektorganisation visuell darstellen?
Eine visuelle Darstellung z.B. im Form einen Organigramms ist im Standard von Clarity PPM nicht vorgesehen, kann jedoch über einen Bericht realisiert werden. Das hat Contec-X bereits bei Kunden umsetzen können.

Kann Clarity PPM die Projektorganisation visuell darstellen?
Eine visuelle Darstellung z.B. im Form einen Organigramms ist im Standard von Clarity PPM nicht vorgesehen, kann jedoch über einen Bericht realisiert werden.

Gibt es in Clarity PPM ein rollenbasiertes Reporting, bei dem Berichte auch ohne Lizenz genutzt und z. B. automatisch nach PowerPoint exportiert werden können?
Ja, Dashboards stehen für verschiedene Benutzerrollen z.B. operative Steuerung, strategisches Berichtswesen etc. in Clarity PPM zur Verfügung. Daten können alternativ über Webservices an ein zentrales DWH übergeben oder an z.B. an Power BI für das zentrale Reporting übergeben werden.

Unterstützt Clarity PPM unterschiedliche, anpassbare Gantt-Diagramme (z. B. für Projektplan, Meilensteine und ressourcenbasierte Terminplanung) mit verschiedenen Abstraktionsebenen und Ansichten?
Ja, Gantt-Diagramme stehen auf unterschiedlichen Ebenen zur Verfügung, z.B. für die Portfolioplanung in Roadmaps und für die Projektplanung- und steuerung auf Ebene eines Einzelprojektes. Im Bereich Multiprojektmanagement können GANTT-Diagramme genutzt werden, um die Laufzeit von Projekten in einem Programm oder von Teilprojekten in einem Hauptprojekt nachvollziehen zu können.

Können in Clarity PPM Kanban-Boards für jedes Projekt zur Verfügung gestellt werden?  
Ja, neben der klassischen tabellarischen Darstellung sind Kanban-Boards in Clarity PPM an verschiedensten Stellen verfügbar, z.B. für die Aufgabenplanung oder die ToDo-Verwaltung etc.

Ermöglicht Clarity PPM das Anlegen von Teilaufgaben und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jede (Teil-)Aufgabe?
Ja, es können in Clarity PPM Owner für einzelne Tasks definiert werden.

Bietet Clarity PPM eine Priorisierung der Aufgaben an?  
Ja, Prioritäten können pro Aufgabe in Clarity PPM vergeben werden.

Ermöglicht Clarity PPM die Aufgabenverfolgung z.B. Zeitrückmeldung und Fertigstellungsgrad?
Ja, die Fertigstellungsgrade können in Clarity PPM auf Ebene von Projekten, Phasen, Aufgaben, Teilaufgaben vergeben werden. Zeitrückmeldungen auf Projekte und Projektaufgaben über Mobile App, Zeitformular oder direkten Zeiteintrag an der Aufgabe sind möglich.

Ist es möglich, Meilensteine für jedes Projekt in Clarity PPM hinzuzufügen und wird dabei die Meilensteintrend-Analyse unterstützt?
Ja, Meilensteine können in Clartiy PPM angelegt und für die Projektsteuerung z.B. über eine Meilenstein-Trend-Analyse genutzt werden.

Bietet Clarity PPM ein Monitoring für jeden Projektstatus zur Fortschritts- und Zielverfolgung an?
Ja, pro Projekt und projektübergreifend werden Dashboards für die Statusverfolgung in Clarity PPM angeboten. Meilenstein-Trend-Analysen und Earned-Value-Analysen stehen zur Verfügung, um den aktuellen Projektverlauf mit dem geplanten zu vergleichen. Der Projektstatus kann mit Hilfe von Statusberichten regelmäßig dokumentiert und bis auf Portfolioebene dargestellt werden.

Stellt Clarity PPM Alert-Funktionen zur Verfügung?
Ja, in Clarity PPM können Benachrichtungen konfiguriert und über Meldungen im System und/oder per E-Mail an den/die Benutzer:in gesendet werden. Darüber hinaus können Farbumschläge konfiguriert werden.

Bietet Clarity PPM automatisierte Workflows mit Freigaben und Benachrichtigungen, einschließlich der Verwaltung von Projektzustimmungen und -ablehnungen, fehlenden Informationen und Terminerinnerungen?
Ja, viele Standard Workflows sind in Clarity PPM vorhanden. Eigene Workflows können für alle Objekte über eine grafische Oberfläche erstellt werden.

Kann Ihr Tool zur Verfolgung und Überwachung von Projektbudgets verwendet werden und umfasst es dabei Verpflichtungs- und Ist-Zahlen, Hochrechnungen sowie Nachforderungen?
Ja, in Clarity PPM stehen Kostenpläne und Benefitpläne für eine detaillierte Budgetplanung zur Verfügung. Ebenso können Ist-Aufwände/Obligos erfasst oder über z.B. eine Schnittstelle aus SAP importiert werden.

Ist es möglich, in Clarity PPM Nachforderungen im Projektbudget abzubilden?
Ja, dies ist in Clarity PPM über Change Requests und verschiedene Versionen von Kostenplänen, Leistungsplänen und Budgetplänen möglich.

Kann Clarity PPM Budgetrückgaben, bzw. -kürzungen abbilden?
Ja, über verschiedene Versionen von Kostenplänen bzw. über Baselines kann dies in Clarity PPM abgebildet werden.

Kann Clarity PPM ein übergeordnetes Budgetreporting inkl. IST, Obligo, Verfügbar darstellen?
Ja, Daten stehen auf Projektebene zur Verfügung und werden über die Projekt- bzw. Programmhierarchie in Clarity PPM aggregiert.

Unterstützt Clarity PPM die Versionierung von Budgetreportings?
Ja, über Baselines (beliebig viele) und Versionen von Kosten und Budgetplänen sind in Clarity PPM abbildbar.

Kann Clarity PPM Budgetfreigabeprozesse und automatisierte Workflows abbilden?
Ja, Workflows können für beliebig viele Freigabetiefen in Clarity PPM erstellt werden.

Bietet Clarity PPM die Möglichkeit, den kritischen Pfad zu berechnen, anzuzeigen und zu überwachen?
Ja, im GANTT-Diagramm wird der kritische Pfad in Clarity PPM angezeigt. Abweichungen können über Workflows/Aktionen zu automatischen Benachrichtigungen führen.

Unterstützt Clarity PPM die Berechnung eines Business Case sowie die automatische Ausweisung eines ROI?
Ja, umfangreiche Felder für die Erfassung des Business Cases sind vorhanden. Verschiedene Finanzkennzahlen stehen in Clarity PPM zur Verfügung bzw. können von uns – Contec-X – konfiguriert werden.

Wie werden Änderungen am ursprünglichen bzw. zuletzt genehmigten Plan (Zeit und Kosten) in Clarity PPM angezeigt und an welchen Stellen?
Planstände werden mit Hilfe von Baselines abgespeichert. Grafische und tabellarische Vergleiche z.B. im Kostenplan für die Finanzen oder in der GANTT-Ansicht für den Projektplan stehen in Clarity PPM zur Verfügung. Entscheidungen bzgl. Anpassungen können mit Hilfe von Change Requests dokumentiert werden.

Kann Clarity PPM das Ressourcenmanagement (z. B. Kapazitätsplanung, Poolplanung, Bedarf, Auslastung, Szenarien, Änderungshistorie, Alert-Funktion) abbilden?
Ja, die Planung mit Rollen, Teams und Ressourcen ist in Clarity PPM möglich. Planungen erfolgen auf Ebene von Projekten, Projektideen und sonstigen Investments.

Kann pro Ressource eine individuelle Auslastung (z.B. eine Teilzeitressourcen, unterschiedliche Auslastungen des Tagesgeschäft, etc.) angegeben werden?
Ja, in Clarity PPM verfügt jede Ressource über eine eigene Verfügbarkeit, einen Kalender und eine Auslastung.

Kann der Status "Ressource prüfen" in Clarity PPM angegeben werden?
Ja, die Planung von Ressourcen oder Rollen kann mit weiteren Feldern für die Nachverfolgung bzw. die Steuerung in Clarity PPM ergänzt werden.

Welche Szenariotechniken unterstützt Clarity PPM? Wie werden diese Techniken umgesetzt?
Meilenstein-Trend-Analyse und Earned Value Analyse stehen mit von Contec-X zur Verfügung gestellten Dashboards in Clarity PPM zur Verfügung. Auf Basis von Projektbaselines können weitere Trendanalysen in Dashboards konfiguriert werden. Simulationen in Portfolioszenarien stehen ebenfalls zur Verfügung.

Bietet Clarity PPM eine Workflow-Komponente speziell für die Zusammenarbeit mit externen Partnern?
Ja, Workflows können generell über eine grafische Oberfläche in Clarity PPM erstellt und angepasst werden. Damit ist es auch IT-fremden Power-Usern möglich umfangreiche Abläufe zu konfigurieren.

Kann Clarity PPM Skill-Management-Funktionen abbilden?
Ja, Skills werden über Projektrollen in Clarity PPM abgebildet. Diese können beliebig detailliert werden und stehen dann für das Auffinden der optimalen Ressourcen sowie Kapazitätsplanung zur Verfügung. In der Produktroadmap plant der Hersteller ein detailliertes Skillmanagement innerhalb der nächsten Versionen einzuführen.

Wie wird in Clarity PPM sichergestellt, dass eine Zusammenarbeit in Echtzeit an Arbeitspaketen möglich ist?
Durch den Webbasierten Ansatz können mehrere Benutzer:innen gleichzeitig in Projekten in Clarity PPM arbeiten. Änderungen werden dabei sofort gespeichert, ohne explizit einen Speichern-Button betätigen zu müssen.