All the questions and answers about ServiceNow SPM at a glance!
On this page, you will find all the questions you may have about ServiceNow SPM when introducing a PPM solution.
General information
In which areas of a company can ServiceNow SPM be used effectively for project management?
Project management systems such as ServiceNow SPM can be used in the following areas: IT, product development, organization, and strategic planning. In addition, they can be used in all areas of a company that carry out projects.
In which industries can ServiceNow SPM project management software be used effectively?
ServiceNow SPM can be used in the following industries: automotive, banking, bio/chemical industry, energy suppliers, manufacturing, retail, IT, logistics, software development, telecommunications, and insurance. In addition, there are specialized project management systems for construction projects or the development of medicines or food, for example.
At what company size does project management software such as ServiceNow SPM become cost-effective?
Whether project management software is cost-effective depends less on the size of the company and more on the number of employees/users who will be using the software. Simpler project management software is useful for companies with around 20 users or more. ServiceNow SPM is useful and recommended for companies with around 100 users or more.
Which processes and functions can be covered with a modern project and portfolio management solution such as ServiceNow SPM?
The following processes can typically be covered:
• Idea management
• Requests and project proposals
• Project approval processes
• Project management (classical, agile, and hybrid)
• Resource management
• Program management
• Project portfolio management
• Risk management
• Cost planning and cost controlling
• Workflows
• Collaboration
• Document management
• Reporting
What are the advantages of using project management software ServiceNow SPM?
Using ServiceNow SPM increases the efficiency and effectiveness of project- or innovation-oriented business areas. Projects are planned better and more precisely, executed faster, and achieve better results. Existing and available resources (employees and tools) are better deployed and utilized. Workflows accelerate and (partially) automate processes. With the central database, all data is available consistently and in a timely manner. Sources of error are reduced. In addition, transparency for employees and management is increased. Employee satisfaction is also increased because a modern and adequate working environment is available.
What is the best way to choose PM software?
The best approach is to follow these steps:
1.) Determine the requirements for PM software in your company.
2.) Create a list of requirements.
3.) Select approximately 10 PM software providers that are fundamentally suitable. Special databases or studies (e.g., Gartner) can help with this.
4.) Obtain quotes from the 10 providers. These providers can be the software manufacturers or certified partners. For example, Contec-X GmbH is a certified partner for Clarity PPM from the manufacturer Broadcom and for ServiceNow SPM from the manufacturer ServiceNow.
5.) Rank the providers and invite the 3 best providers to give a presentation.
6.) Determine the best provider, finalize negotiations, and award the contract.
What is the best way to implement ServiceNow SPM? How can you implement a project management software solution that is tailored to your company's needs?
We recommend the following for implementing ServiceNow SPM and realizing a solution:
1.) Select a competent IT service provider as an external implementation partner (such as Contec-X). The implementation partner should have extensive and long-standing experience in introducing project management software.
2.) Establish a project team in which all affected user groups and departments are represented.
3.) Realization of configurations and adaptations of the standard software according to requirements
4.) Integration and interfaces to other systems
5.) Entry of test data and training of all users
6.) Transfer of real data from the legacy system
7.) Go-live planning and go-live
8.) Subsequent optimizations
Contec-X has over 20 years of comprehensive experience and offers, for example, a standardized quick-start package for the introduction of Clarity PPM or ServiceNow SPM project and portfolio management software for fast and cost-efficient implementation.
How much does a modern and integrated project and portfolio management software solution such as ServiceNow SPM cost?
The best way to express the cost of such a solution is in terms of cost per month and per user. Calculated over five years, the costs range from approximately €15 to €80 per month per user, depending on the requirements and scope of the solution. The following cost categories are included: software costs (typically subscription fees), costs for hosting or SaaS, training, implementation, and support.
What is the return on investment (ROI) for a modern project management software solution such as ServiceNow SPM?
According to a study by IDC, the typical use of a project management software solution for 100-200 users over 5 years results in a return on investment (ROI) of 557%.
Technische Details
Sind Schnittstellen zu SAP, Teams und Jira in ServiceNow SPM vorhanden?
Ja, Daten aus SAP, Teams oder Jira können übernommen werden, um z.B. Projekte automatisiert anzulegen oder Arbeitspakete in bestehende Projekte hinzuzufügen oder zu aktualisieren.
Können Workflows bzw. Workflow-Visualisierungen mit der Schnittstelle zu SAP automatisiert in SerivceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Schnittstellen zu SAP für den Datenaustausch (in beide Richtungen) sind vorhanden und können angepasst werden. Die Contec-X GmbH hat dies schon bei mehreren Kunden erfolgreich abbilden können.
Gibt es in ServiceNow SPM Synergien zu kollaborativen Tools, wie Office365, Teams und Sharepoint?
Ja, Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen Teams, SharePoint etc. sind vorhanden und können angepasst werden.
Erfolgt in ServiceNow SPM eine Synchronisierung des Kalenders?
Ja, jeder Person ist ein Kalender mit Arbeitszeiten und Nicht-Arbeitszeiten zugeordnet. Kalenderinformationen können aus anderen Systemen (z.B. SAP HR) übernommen werden.
Gibt es eine Exportfunktion (PDF, Excel, API, in andere Systeme, SAP etc.) in ServiceNow SPM?
Ja, Statusberichte sind in PDF exportierbar. Viele Listen, Übersichten etc. können als Excel- oder CSV-Vormat exportiert werden.
Hat ServiceNow SPM ein kompatibles System, ist z.B. eine mobile Ansicht möglich?
Ja, es gibt eine App für die Zeiterfassung, das Management von Aufgaben oder das Statusreporting, welches für Android und IOS verfügbar ist. Die App kann für weitere Anwendungsfälle erweitert werden.
Wird ServiceNow SPM über die Cloud oder on Premise betrieben?
SaaS wird in einer vom Hersteller ServiceNow zur Verfügung gestellten Cloud-Umgebung bzw. durch einen MSP-Ansatz betrieben.
Ist eine Testversion von ServiceNow SPM verfügbar?
Ja, ein PoC-System kann auf Wunsch von Contec-X zur Verfügung gestellt werden.
Wie ist der Kundensupport bei ServiceNow SPM aufgestellt?
Ja, ein Support ist zweistufig möglich: Standardsupport steht durch ServiceNow zur Verfügung. Deutschsprachiger Support zugeschnitten auf die Lösung und die Konfigurationen eines Kunden kann durch das Supportteam von Contec-X zur Verfügung gestellt werden.
Gibt es in ServiceNow SPM ein Berichtigungskonzept mit Vorlagen/Templates?
Ja, Benutzergruppen für die PPM-Rollen (Ressourcenmanager:in, Portfoliomanager:in, Projektleiter:in, Mitarbeiter:in etc.) stehen zur Verfügung und können an die jeweiligen Bedarfe angepasst werden. Das detaillierte Rechtekonzept erlaubt eine Berechtigung bis auf Feldebene.
Kann die bestehende Benutzerverwaltung aus dem Active Directory in ServiceNow SPM importiert werden?
Ja, Benutzerinformationen aus dem AD können importiert werden – die Contec-X GmbH hat dies schon erfolgreich bei Kunden umgesetzt.
Wie sind in ServiceNow SPM die Themen Datensicherheit und Datenschutz abgebildet?
ServiceNow garantiert einen sicheren und stabilen Systembetrieb. So wird innerhalb eines Monats eine Verfügbarkeit von 99,8% garantiert.
Details siehe: https://www.servicenow.com/content/dam/servicenow-assets/public/en-us/doc-type/legal/customer-support-addendum-upgrades.pdf
ServiceNow belegt mit umfangreichen Zertifizierungen eine professionelle und sichere Handabung des Applikationsbetriebs sowie der Supportprozesse. Siehe auch: https://www.servicenow.com/company/trust/compliance.html#certifications
Hinsichtlich der EUDSGVO stellt das Betriebsmodell von ServiceNow alle notwendigen Rahmenbedingungen sicher. Z.B. werden die Daten innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet. Siehe auch: https://www.servicenow.com/de/company/trust/privacy/gdpr.html
Ist eine Integration durch Drittanbieter in ServiceNow SPM möglich?
Ja, die ServiceNow Plattform ist sehr flexibel und stellt viele Integrationen über sogenannte Spokes OOTB zur Verfügung. Weitere Anbindungen können einfach über Webservices (REST, SOAP) realisiert werden.
Details dazu siehe: https://docs.servicenow.com/bundle/tokyo-application-development/page/administer/integrationhub/concept/integrationhub.html
Funktionale Details
Kann ServiceNow SPM das Innovationsmanagement (Ideenerfassung) abbilden?
Ja, die Erfassung von Ideen inkl. Konvertierung in Demands/Projekte ist möglich.
Ist es möglich, innerhalb des Risiko-/Bewertungsmanagements Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt zu identifizieren, zu bewerten und zu bewältigen?
Ja, für Demands und Projekte können Einzerisiken erfasst und gesteuert werden.
Kann ein Projekt in ServiceNow SPM komplett geplant und verwaltet werden?
Ja, ein Projekt kann vollumfänglich aufgeplant werden.
Können klassische, hybride und agile Projektmanagementmethoden in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Projekte können mit der klassischen (Wasserfall), hybriden und agilen Methode geplant und gesteuert werden.
Wie kann die Software hinsichtlich Templates, Parameter, Variablen etc. angepasst werden? Ist die Software ServiceNow SPM "easy-to-use"?
Ja, Templates können je nach Berechtigung angelegt und auf ein Projekt bei der Erstellung oder nachträglich angewendet werden.
Ist es im Rahmen des Zeitmanagements möglich, Arbeitzeiten zu verfolgen, Zeitpläne zu erstellen und Fristen in ServiceNow SPM zu verwalten?
Ja, Zeiten können in Zeitkarten pro Projekt oder Arbeitspaket erfasst werden. Plan-/Ist-Vergleiche auf verschiedenen Ebenen sind möglich, ebenso können Deadlines gesetzt und nachverfolgt werden.
Kann in ServiceNow SPM das Ressourcenmanagement/Personal abgebildet und verwaltet werden?
Ja, Personalressourcen können mit Arbeitszeit/Kapazität versehen und in Projekten geplant werden. Für eine abstrakte Planung stehen Rollen zu Verfügung, die von einem Ressourcenmanager durch konkrete Ressourcen ersetzt werden können.
Können in ServiceNow SPM der Bestand von Materialen und Ausrüstung abgebildet werden?
Ja, Material, Ausrüstung etc. können als Kosten in Kostenplänen für ein Projekt eingeplant werden. Über Konfiguration ist es möglich, diese Materialien auch mit Arbeitspaketen zu verbinden und bei Verschiebungen die zeitliche Einordnung in den Kostenplänen anzupassen.
Können Gantt-Diagramme und Meilenstein-Pläne in ServiceNow SPM dargestellt werden?
Ja, Gantt-Diagramme mit Meilensteinen können erstellt und ausgewertet werden.
Ist es in ServiceNow SPM möglich, Projektkosten zu überwachen und das Budget zu verwalten?
Ja, pro Projekt können Kosten- und Leistungspläne angelegt und mit einer detaillierten Finanzplanung versehen werden. Auf Projektebene können Finanzkennzahlen (Payback Period, ROI, IRR etc.) auf Basis von Kosten- und Leistungsplänen berechnet werden.
Wie erfolgen in ServiceNow SPM Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen Teammitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern?
Ja, ist ist abbildbar. Auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Aufgabe etc.) können Notizen und Dokumente genutzt werden, um Informationen auszutauschen. Mit der @Mention Funktion kann ein Benutzer benachrichtigt werden, wenn er in einer Notiz direkt angesprochen wird oder auf eine Person verwiesen werden soll.
Können hinsichtlich des Aufgabenmanagements Arbeitspakete für Abteilungen und Mitarbeiter:innen in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Arbeitspakete können für Projekte und für Mitarbeiter:innen einer Abteilung/eines Teams angelegt und z.B. über Kanban-Boards verwaltet/bearbeitet werden.
Wie sieht die Aufgabendokumentation in ServiceNow SPM aus?
Pro Arbeitspaket können ToDos angelegt und verwaltet werden. Dokumente mit Detailinfos können z.B. pro Arbeitspaket hinterlegt werden.
Beinhaltet das Dokumentenmanagement in ServiceNow SPM das Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten?
Ja, Dokumente können auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Arbeitspaket etc.) hochgeladen werden.
Sind in der Projektdokumentation in ServiceNow SPM Kommentare, Notizen, Anmerkungen, Chats etc. abgebildet?
Ja, auf verschiedenen Ebenen (Portfolio, Projekt, Aufgabe etc.) können Notizen und Dokumente genutzt werden, um Informationen auszutauschen. Mit der @Mention Funktion kann ein Benutzer benachrichtigt werden, wenn er in einer Notiz direkt angesprochen wird oder auf eine Person verwiesen werden soll.
Gibt es in ServiceNow SPM Dashboards, die verschiedenen Ebenen (Projekt-, Multiprojektebene und Reporting) abbilden?
Ja, Dashboards stehen für verschiedene Rollen (Portfoliomanager, Ressourcenmanager, Projektleiter, Mitarbeiter, Demandmanager) zur Verfügung. Weitere Dashboards können mit entsprechenden Berechtigungen selbständig konfiguriert werden.
Werden im Controlling und Reporting in ServiceNow SPM Kennzahlen, Charts, Mentoring, Diagramme, Auswertungen dargestellt, ist ein Export möglich?
Ja, Daten können als Excel bzw. CSV-Format exportiert werden. In Dashboards stehen verschieden Diagramme und Charts zur Verfügung bzw. können an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden.
Ist in der Berichtserstellung in ServiceNow SPM das Erstellen von Berichten über den Projektfortschritt, die Kosten und andere wichtige Kennzahlen abgebildet?
Ja, eigene Dashboards können konfiguriert und Benutzern zur Verfügung gestellt werden.
Wird das Fortschrittstracking in ServiceNow SPM mittels Milestone- und Status-Tracking durchgeführt?
Ja, über Baselines können Meilensteine bzgl. Plan- und Ist-Werten kontrolliert werden. Contec-X kann als Best Practice eine Meilenstein-Trend-Analyse inkl. Job für die Datenhistorisierung für das Controlling zur Verfügung stellen. Beispiel auf unserem YouTube-Kanal hier.
Für Projekte können Statusberichte erstellt und aggregiert auf Ebene von Teams, Abteilungen, Portfolios etc. für das Berichtswesen genutzt werden.
Ist das Portfoliomanagement in ServiceNow vertikal und horizontal abgebildet?
Ja, die Abbildung des Portfoliomanagements ist horizontal und vertikal möglich.
Horizontal:
Projekte können über den ganzen Lebenszyklus (von der Ideen bis zum Projektabschluss) geplant und gesteuert werden. Workflows unterstützen bei der Konvertierung (z.B. Erstellung eines Projektes aus einem Demand) oder bei einem Phasenübergang (z.B. Abschluss der Planungsphase und Übergang in die Umsetzungsphase).
Vertikal:
Unternehmensstrategien, Ziele und Messkriterien können geplant werden (z.B. über OKRs). Initivativen, Projekte, Demands etc. können in einer Roadmap/einem Portfolio geplant und bzgl. ihrer Abhängigkeiten geplant und einem Ziel/einer Strategie zugeordnet werden. Einzelprojekte können detailliert geplant und gesteuert werden. Der Status einzelner Projekte wird automatisch auf den Ebenen Roadmap/Portfolio und Unternehmensziele/Strategien aggregiert zur Verfügung gestellt. Dabei kann jederzeit der Fortschritt eingesehen und kontrolliert werden.
Gibt es Multiprojektmanagement in ServiceNow SPM und wie wird dieses abgebildet?
Ja, Projekte können in Haupt- und Teilprojekte zerlegt werden. Ebenso können Projekte zu Programmen zusammengefasst werden.
Sind im Bedarfsmanagement von ServiceNow SPM, das Demand- und Anforderungsmanagement sowie die Planung vor dem offiziellen Status eine Projektes enthalten?
Ja, Demands (Projektanträge) sind eigenständige Objekte mit eigenen Feldern, Masken etc. Demands können bewertet und kategorisiert werden, um sie z.B. in einem Portfolio priorisieren und freigeben zu können. Ein qualifizierter Demand kann über einen Workflow in ein Projekt konvertiert werden. Die im Demand erfassten Informationen werden dabei in das Projekt kopiert.
Kann im Roadmapping von ServiceNow SPM der Verlauf von Aufgaben auf übergeordneten Ebenen angelegt werden?
Ja, Roadmaps können aus verschiedenen Gesichtspunkten und Laufzeiten (z.B. Produktsicht, Portfoliosicht, Abteilungssicht etc.) angelegt werden.
Können Projekte in ServiceNow SPM priorisiert werden?
Ja, auf Portfolioebene können Projekte mit einem Scoring versehen, in eine Reihenfolge gebracht und priorisiert werden.
Kann der Produktlebenszyklus in ServiceNow SPM dargestellt werden?
Ja, das geht. Produkte sind eigene Objekte und jedes Projekt kann einem Produkt zugeordnet werden.
Kann die strategische Planung mittels einer End-to-End Planung/Soll-Ist-Vergleich in einem einzigen Arbeitsbereich in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, Unternehmensstrategien, Ziele und Messkriterien können geplant werden (z.B. über OKRs). Initivativen, Projekte, Demands etc. können in einer Roadmap/einem Portfolio geplant und bzgl. ihrer Abhängigkeiten geplant und einem Ziel/einer Strategie zugeordnet werden. Einzelprojekte können detailliert geplant und gesteuert werden. Der Status einzelner Projekte wird automatisch auf den Ebenen Roadmap/Portfolio und Unternehmensziele/Strategien aggregiert zur Verfügung gestellt und jederzeit den Fortschritt einsehen und kontrollieren zu können.
Kann innerhalb der Szenario-Planung in ServiceNow SPM ein Vergleich bzw. eine Simulation von Investitionsszenarien angezeigt werden?
Ja, Roadmaps können erstellt und hinsichtlich verschiedener Szenarien geplant werden.
Können Mittel im Rahmen der Investitionsfinanzierung abhängig von den Geschäftsbedürfnissen und strategischen Zielen des Unternehmens in ServiceNow SPM verwaltet werden?
Ja, Planung von Ressourcenbedarf, Finanzen, Risiken etc. pro Projekt möglich.
Kann der gesamte Entwicklungszyklus eines agilen Projekts in ServiceNow SPM abgebildet werden?
Ja, agile Projekte inkl. Backlog, Sprints etc. stehenen zur Verfügung.
Ist es möglich, die agile Software- und Produktentwicklung mit Scaled Agile Framework (SAFe) in ServiceNow SPM darzugestellen?
Ja, neben agilen Projekten können auch ganze agile Organisationen nach SAFe mit ARTS, Agile Teams PIs, Sprints etc. abgebildet werden.
Wird im Demand-Management von ServiceNow SPM die Erfassung, Analyse und Verwaltung von Nachfragedaten zentralisiert dargestellt?
Ja, es stehen verschiedene Dashboards und Auswertungen für Demands, Projekte, Portfolios etc. zur Verfügung.
Werden im digitalen Portfoliomanagement von ServiceNow SPM Services, Produkte und Anwendungen in einer einheitlichen Ansicht angezeigt?
Ja, auf Portfolioebene können verschiedene Typen (Epics, Projekte, Demands) etc. ganzheitlich geplant und gesteuert werden.
Gibt es ein integriertes Machine Learning in ServiceNow SPM, welches das tägliche Arbeiten vereifacht und beschleunigt?
Ja, ServiceNow arbeitet intensiv daran den Aufwand der manuellen Tätigkeiten durch AI-Funktionen zu reduzieren.
Wird eine Optimierung der Prozess-Flows in ServiceNow SPM angewendet, um Arbeitsabläufe zu straffen?
Ja, Workflows können genutzt werden, um Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren, Benutzer beim Eintritt bestimmter Datenkonstellationen zu benachrichtigen oder Daten zu konvertieren (z.B. aus einem Demand ein Projekt zu erzeugen).
Welche Sprachen werden in der Benutzeroberfläche von ServiceNow SPM abgebildet?
Die Benutzeroberfläche ist in mehreren Sprachen (darunter Englisch und Deutsch) verfügbar und kann durch den Benutzer selbst eingestellt werden.
Gibt es für ServiceNow SPM Schulungen, Videos, FAQs, Foren etc.?
Ja, Benutzerinformationen in Form von Hilfetexte, Guided Tours etc. können konfiguriert werden. Gerne können Sie sich auch an uns, die Contec-X GmbH, wenden.
Thomas Maierhofer
ServiceNow SPM ist ein Produkt der ServiceNow Inc. USA, www.servicenow.com